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2007形式エクセルのファイル共有の問題点

最近は、Office2007を使用している人も増えてきたようです。

先日、2007と2003の両方のエクセルを別々のパソコンで使っている方から、共有フォルダに入れた2007形式のファイルが開けなくなったという相談をいただきました。

当然ですが、エクセル2007形式のファイルはエクセル2003では開けません。

エクセル2003で2007形式のファイルを開くためには、マイクロソフトから提供されている「2007 Office System 互換機能パック」というプログラムをダウンロードして、インストールする必要があります。

「2007 Office System 互換機能パック ダンロードページ」

このプラグラムをインストールするとエクセル2003であっても、エクセル2007のファイルを開くことができ、閲覧や編集ができるようになります。


しかし、今回の事例はすこし変わった問題点を持っていました。

それは、

(1)Windows XPのパソコン(Office2003)とWindows Vistaのパソコン(Office2007)の間でネットワークを組んでいる。

(2)XPのパソコンに共有フォルダを作成して、Vistaのパソコンからもアクセスできるようにしている。

(3)XPのパソコンには、2007 Office System 互換機能パックを導入して、Excel2007形式のファイルの閲覧や編集ができるようにしている。

(4)共有フォルダの中にVistaのパソコンで作成したExcel2007形式のファイルをコピーして、XP、Vistaの両方のパソコン側で編集できるようにしている。

上記のような条件下で特別に発生するエラーがあることがわかりました。

つまり、Windows XP側に共有フォルダを作成して、そこに2007形式のエクセルファイルを置いて、それをXP側で編集して、上書き保存します。

その後、Vista側からその同じファイルを開こうとしたとき、そのファイルが開けず、「アクセスが拒否されました。管理者に問い合わせてください」というメッセージがでるのです。

このエラーは、XP側でファイルを開いただけでは起きませんが、編集後に上書き保存すると、必ず起こります。もちろん、Office2003側での保存形式はエクセル2007ブック(.xlsx)であり、当然2007エクセルで読むことができる形式なのですが、Vista側からは開けなくなるのです。


この問題を解決するために、3つの実験を行ってみました。

(実験1)
XP側からメールで開けないファイルを添付ファイルとして送り、Vista側で開けるかどうかを確認する。

(実験2)
Vista側に共有フォルダを作成して、その中に2007形式ファイルを置き、それをXP側から開いて、編集後、上書き保存をして、それをVista側で開くことができるかを確認する。

(実験3)
XP側の共有フォルダに保存するエクセルファイルをすべて2003形式として、それをVista側で開くことができるかを確認する。

この3つの実験結果でわかったことは、この3つとも問題なく、ファイルを開くことができるということでした。

この結果から、今回のトラブルがXP側で保存された2007形式のエクセルファイルをVista側で開こうとしたときに、何らかのアクセス権の問題が生じて開けなくなるということがわかりました。

さらにこの問題が不思議なのは、ワード2003とワード2007の間では、このような問題が起こらないということです。エクセルの特異性からこのような問題が起きているようなのです。

エクセルは作成したコンピュータへの帰属性が強く、他のパソコンに移動するとアクセスが拒否されるということが昔からよく起こるソフトなので、このような問題があるのかもしれません。

今回の問題の解決策としては、

(A)共有フォルダをVista側(Office2007側)で作成する。

もしくは、

(B)共通で使うエクセルのファイル形式を2003形式に統一する。

ということで運用上は大丈夫だと思います。

会社などで、XPのパソコンとVistaや7のパソコンを混在させてネットワークを組んでいる場合は、以上のようなことに注意して共有を行ってください。

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